09 Feb ¿Qué es un ladrón de tiempo?

Seguramente en más de una ocasión hemos puesto todo nuestro ímpetu para desarrollar una correcta planificación y gestión de nuestro plan de trabajo semanal, de repente, esa planificación tan estratégicamente estructurada nos falla. Los culpables, indudablemente son los “Ladrones del tiempo” y nuestra misión es saber identificarlos para poder detenerlos a tiempo.

Para ello, os comentaremos brevemente cuales son las pistas que generalmente nos dejan estos ladrones cuando hacen su trabajo:

  • Interrupciones
  • Imprevistos
  • Reuniones
  1. INTERRUPCIONES, partimos de la base que recuperarnos de una interrupción supone mucho más tiempo que la interrupción en sí misma porque tiene una doble vertiente: nos han robado el tiempo y retrocedemos para coger el hilo de lo que estábamos realizando, lo cual repercute negativamente en nuestro rendimiento porque una tarea que teníamos previsto gestionar en una hora finalmente la realizaremos en cuatro horas.

Las interrupciones están compuestas por una serie de elementos que mal gestionados suponen un elemento desafiante, comúnmente conocido como “los distractores” (fieles aliados de estos ladrones):

Llamadas telefónicas: las agruparemos en dos grandes tipos, las llamadas entrantes y las llamadas emitidas. Debemos generar un filtro que nos facilite encaminar la llamada a la persona correcta, así como agrupar y planificar las llamadas que tenemos previsto realizar dentro de una franja horaria para evitar que nos ocupen gran parte de nuestra jornada laboral.

Visitas inesperadas: Las visitas en muchas ocasiones forman parte de nuestro trabajo, pero mal gestionadas suponen un gran ladrón de nuestro tiempo. Por ello, sugerimos agendar por orden de urgencia e importancia las visitas, estableciendo un tiempo de duración máximo y lo más importante, ajustarnos a ese tiempo. Las visitas inesperadas las debemos reducir en la medida de lo posible, ofreciendo a la visita un día y hora una concreta.

Correo electrónico: Dentro de nuestro planning de trabajo, debemos establecer ciertos periodos de tiempo para chequear nuestro correo electrónico de manera que podamos revisar varias veces nuestra bandeja de entrada.

 

  1. IMPREVISTOS, es probable que alguna vez estéis en vuestro mejor momento neuronal sacando un trabajo importante y de repente aparece un fallo técnico disfrazado en forma de apagón, fallo en la conexión de internet, bloqueo del pc… Este tipo de imprevistos suele ocasionar en nuestro sistema interno un nivel de estrés porque no contábamos con ese imprevisto y está fuera de nuestra planificación previa, lo cual provoca que se acumule más trabajo. Ante este tipo de escenarios, lo mejor es intentar guardar la calma, debemos recordar que no siempre lo podemos controlar todo y aprovechar el tiempo para pensar en cómo abordar la situación.
  2. REUNIONES: se han convertido en una de las tareas favoritas de los ladrones del tiempo, sin embargo, bien organizadas ganaríamos la batalla. Para que el tiempo de reunión sea lo más productivo posible os proponemos:
  • Establecer el orden del día y enviarla con suficiente antelación a los integrantes de la reunión.
  • Asegurarnos que tenemos todo el material necesario en la sala de reuniones.
  • Recordar poner los teléfonos móviles en silencio.
  • Moderar la discusión, para evitar dispersarnos.
  • Finalizar la reunión con un resumen destacando las conclusiones que se han obtenido, plasmándolo en un acta donde se recojan los acuerdos/tareas y compromisos.

Conocidas las pautas que nos ayudan a identificar las huellas que nos dejan “los ladrones del tiempo” y poniéndolas en práctica aseguraremos una mejor gestión del tiempo.

 

Como bien decía Napoleón I: “Hay ladrones a los que no se les castiga, pero roban lo más preciado: EL TIEMPO”. Por tanto, aprovechémoslo.

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